社外秘版
プレビューを拡大 ↗
機密情報の所在・アクセス・期限を管理します。
Excel：入力・項目編集用 ／ PDF：確認・印刷用 この様式の作り方を見る →ファイル文書情報管理 / 無料の業務ひな型
機密文書管理台帳のひな型・作り方
機密文書管理台帳は、機密区分、保管場所、アクセス、持出し、廃棄を厳格に追跡するための書類です。用途別の4様式を下にまとめています。
4様式をダウンロード ↓経営機密版の作り方を読む →個別ファイルもPersonalboxs無料会員登録・ログインが必要です
DOWNLOAD / 4 FORMATS
機密文書管理台帳の4つのひな型
切替不要。各ボタンから会員登録・ログイン後の取得へ進めます。
プレビューを拡大 ↗
個人情報版
プレビューを拡大 ↗
機密情報の所在・アクセス・期限を管理します。
Excel：入力・項目編集用 ／ PDF：確認・印刷用 この様式の作り方を見る →契約機密版
プレビューを拡大 ↗
機密情報の所在・アクセス・期限を管理します。
Excel：入力・項目編集用 ／ PDF：確認・印刷用 この様式の作り方を見る →経営機密版
プレビューを拡大 ↗
機密情報の所在・アクセス・期限を管理します。
Excel：入力・項目編集用 ／ PDF：確認・印刷用 この様式の作り方を見る →取得ボタンを押すと会員登録／ログイン画面が開きます。Excel・PDFは無料会員向けです。
機密文書管理台帳｜経営機密版の作り方
機密情報の所在・アクセス・期限を管理します。
準備する資料と使い方
| 準備するもの | 何を確認・転記するか |
|---|---|
| 文書・フォルダ棚卸し | 対象、所有者、現行版、保存場所を実物で確認します。 |
| 権限・共有設定 | 台帳だけでなく実際の閲覧・編集・外部共有を照合します。 |
| 保存規程・更新履歴 | 保存根拠、期限、移管・廃棄の承認と証跡を確認します。 |
入力から確認までの3ステップ
- 根拠と対象をそろえる
対象文書と機密区分、所有者を登録します。秘密情報を台帳の説明欄へ転載しないようにします。
- 必要項目を入力する
保管場所、閲覧者、持出し、複製、保存期限を記録します。社外共有には追加承認を設けます。
- 確認して運用へつなげる
実際のアクセスと台帳を点検します。廃棄・返却・漏えい時の報告を証跡付きで追跡します。
ひな型の項目と入力のコツ
提供Excelの「08_08_4_機密文書管理台帳」シートにある項目を掲載しています。入力例は説明用です。実際の数値・条件へ置き換えてください。
| 項目 | 入力例・記載内容 | 確認のコツ |
|---|---|---|
| 管理ID | DOC-2026-001／v1.0 | 一意の識別子を付け、関連書類と同じ番号で追跡。更新版と旧版を区別します。 |
| 文書名 | 対象を具体的に記載 | この項目の対象・定義を先に決め、根拠資料と表記をそろえます。 |
| 機密区分 | 社内限定・閲覧のみ | 対象者・許可操作・期間を明記し、実際の設定と照合します。 |
| 所有者 | 対象を具体的に記載 | この項目の対象・定義を先に決め、根拠資料と表記をそろえます。 |
| 保管場所 | 保存先・参照URL | 所有者と保存先をセットで記録。閲覧権限とリンク切れを確認します。 |
| 閲覧対象 | 対象を具体的に記載 | この項目の対象・定義を先に決め、根拠資料と表記をそろえます。 |
| 作成日 | 2026/10/01 | 発生日・入力日・適用日を区別し、同じ日付形式で記録します。 |
| 最終確認日 | 対象を具体的に記載 | この項目の対象・定義を先に決め、根拠資料と表記をそろえます。 |
| 保存期限 | 2026/10/30 | 予定と確定を区別。変更日と理由を残し、期日前の確認担当を決めます。 |
| 外部共有 | 社内限定・閲覧のみ | 対象者・許可操作・期間を明記し、実際の設定と照合します。 |
| 状態 | 未着手／対応中／確認済み | 区分の意味を統一。空欄、未実施、不合格を同じ状態として扱わないようにします。 |
| 備考 | 変更理由・次の行動・参照資料 | 結論だけでなく必要な根拠を短く記載。秘密情報や不要な個人情報は載せません。 |
数式のあるセルは上書きせず、入力欄と計算欄を区別します。行・列を追加した場合は、集計範囲と印刷範囲も確認してください。
経営機密版を使うときの記入例
記入・確認のイメージ
使いたい様式のExcel・PDFを取得する ↑対象を「機密文書管理台帳の今回の管理範囲」として確定し、管理IDを根拠資料と照合します。保管場所、閲覧者、持出し、複製、保存期限を記録します。社外共有には追加承認を設けます。 最後に実施日、確認者、次の対応期限を残すと、別の担当者も更新の理由を追えます。
完成後に見るポイント・よくある失敗
- 管理IDと文書名の対象・定義が途中で変わっていないか確認します
- 機密区分と所有者を元資料と照合し、判断の根拠を残します
- 所有者、閲覧・編集権限、版、保存期限、廃棄条件を確認します
経営機密版を使うコツ
この用途で判断する人と更新頻度を先に決めます 実際のアクセスと台帳を点検します。廃棄・返却・漏えい時の報告を証跡付きで追跡します。
避けたい入力・運用
- 管理責任者と最新版の所在が分からない状態で台帳だけを作る
- 経営機密版に必要な対象範囲を決めず、別の期間や対象を混ぜる
- 「管理ID」「文書名」の定義や入力単位を担当者ごとに変える
使用上の注意と参考資料
実際の条件・社内ルールに合わせて調整してください社内の承認手順、保存期間、個人情報・機密情報の取扱いに合わせて調整してください。指定様式がある場合は指定様式を優先し、入力例は実際の条件へ置き換えてください。
ダウンロードした書類をPersonalboxsで管理
Personalboxsを無料で始める →よくある質問
ひな型は1種類だけですか？
機密文書管理台帳には用途別の4様式があります。ページ上部にすべてのプレビューとExcel・PDFの取得ボタンを並べているため、切替操作や別のダウンロードページへの移動は不要です。
ExcelとPDFはどう使い分けますか？
入力や項目変更にはExcel、内容確認やレイアウトを保った印刷にはPDFを使います。PDFは配布用のひな型で、入力済みExcelの出力ではありません。
ダウンロードに会員登録は必要ですか？
はい。個別Excel・PDFを含むすべての取得にPersonalboxs無料会員登録またはログインが必要です。各取得ボタンから登録・ログイン画面へ進めます。
Personalboxsのサービスへ
ファイルの管理・共有、電子契約、給与明細。目的に合わせて、紹介ページや利用画面へ進めます。
Personalboxs本体
ファイル・会話・予定など、日々の仕事をひとつの場所で。
Sign 電子契約・電子署名
署名依頼、進捗、締結済み原本と証跡をSignで管理。
WEB給与明細 50名まで無料
給与明細をオンライン交付。従業員はスマートフォンで確認。
無料テンプレート 10分類・400種類
ひな型と作り方を確認。会員向けにExcel・PDFをダウンロード。
利用画面はログインが必要です。サービスの契約・企業利用申込・所属・権限に応じて利用できます。給与明細の無料対象は交付人数50名までです。テンプレートを登録・ダウンロードするだけで、有料サービスを申し込むことはありません。