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バージョン管理台帳のひな型・作り方

バージョン管理台帳は、変更内容、更新者、承認、現行版を追跡できるようにするための書類です。用途別の4様式を下にまとめています。

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バージョン管理台帳の4つのひな型

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01 / 作成ガイド

バージョン管理台帳｜契約書改訂版の作り方

ファイルの改訂・承認履歴を管理します。

準備する資料と使い方

準備するもの何を確認・転記するか
文書・フォルダ棚卸し対象、所有者、現行版、保存場所を実物で確認します。
権限・共有設定台帳だけでなく実際の閲覧・編集・外部共有を照合します。
保存規程・更新履歴保存根拠、期限、移管・廃棄の承認と証跡を確認します。

入力から確認までの3ステップ

  1. 根拠と対象をそろえる

    対象文書IDと現行版を決めます。版番号を増やす条件と承認が必要な変更を定義します。

  2. 必要項目を入力する

    更新日、更新者、変更内容、承認者、保管場所を記録します。配布先へどの版を渡したかも残します。

  3. 確認して運用へつなげる

    旧版の誤使用を防ぐ表示・権限を確認します。差戻しや復旧の理由も版履歴へ記録します。

02 / 実際の記載項目

ひな型の項目と入力のコツ

提供Excelの「08_04_4_バジョン管理台帳」シートにある項目を掲載しています。入力例は説明用です。実際の数値・条件へ置き換えてください。

項目入力例・記載内容確認のコツ
ファイル名対象を具体的に記載この項目の対象・定義を先に決め、根拠資料と表記をそろえます。
版v1.0／v1.1版を上げる条件と現行版を明示します。更新者・理由・承認と旧版の所在を追跡します。
更新日2026/10/01発生日・入力日・適用日を区別し、同じ日付形式で記録します。
更新者対象を具体的に記載この項目の対象・定義を先に決め、根拠資料と表記をそろえます。
変更内容変更理由・次の行動・参照資料結論だけでなく必要な根拠を短く記載。秘密情報や不要な個人情報は載せません。
レビュー者対象を具体的に記載この項目の対象・定義を先に決め、根拠資料と表記をそろえます。
承認状態未着手／対応中／確認済み区分の意味を統一。空欄、未実施、不合格を同じ状態として扱わないようにします。
承認日対象を具体的に記載この項目の対象・定義を先に決め、根拠資料と表記をそろえます。
保管場所保存先・参照URL所有者と保存先をセットで記録。閲覧権限とリンク切れを確認します。
旧版保管DOC-2026-001／v1.0一意の識別子を付け、関連書類と同じ番号で追跡。更新版と旧版を区別します。
備考変更理由・次の行動・参照資料結論だけでなく必要な根拠を短く記載。秘密情報や不要な個人情報は載せません。

数式のあるセルは上書きせず、入力欄と計算欄を区別します。行・列を追加した場合は、集計範囲と印刷範囲も確認してください。

03 / 具体例

契約書改訂版を使うときの記入例

記入・確認のイメージ

対象を「バージョン管理台帳の今回の管理範囲」として確定し、ファイル名を根拠資料と照合します。更新日、更新者、変更内容、承認者、保管場所を記録します。配布先へどの版を渡したかも残します。 最後に実施日、確認者、次の対応期限を残すと、別の担当者も更新の理由を追えます。

使いたい様式のExcel・PDFを取得する ↑
04 / 確認と改善

完成後に見るポイント・よくある失敗

  • ファイル名と版の対象・定義が途中で変わっていないか確認します
  • 更新日と更新者を元資料と照合し、判断の根拠を残します
  • 所有者、閲覧・編集権限、版、保存期限、廃棄条件を確認します

契約書改訂版を使うコツ

この用途で判断する人と更新頻度を先に決めます 旧版の誤使用を防ぐ表示・権限を確認します。差戻しや復旧の理由も版履歴へ記録します。

避けたい入力・運用

  • 管理責任者と最新版の所在が分からない状態で台帳だけを作る
  • 契約書改訂版に必要な対象範囲を決めず、別の期間や対象を混ぜる
  • 「ファイル名」「版」の定義や入力単位を担当者ごとに変える
05 / 利用前の確認

使用上の注意と参考資料

実際の条件・社内ルールに合わせて調整してください社内の承認手順、保存期間、個人情報・機密情報の取扱いに合わせて調整してください。指定様式がある場合は指定様式を優先し、入力例は実際の条件へ置き換えてください。
06 / 作成後の運用

ダウンロードした書類をPersonalboxsで管理

完成した書類をPersonalboxsへアップロードし、案件・相手・フォルダごとに整理できます。ファイル上のチャットで確認事項を残し、担当・期限はToDo、承認と変更は履歴へまとめます。外部共有には相手ごとの権限を設定してください。

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07 / FAQ

よくある質問

ひな型は1種類だけですか？

バージョン管理台帳には用途別の4様式があります。ページ上部にすべてのプレビューとExcel・PDFの取得ボタンを並べているため、切替操作や別のダウンロードページへの移動は不要です。

ExcelとPDFはどう使い分けますか？

入力や項目変更にはExcel、内容確認やレイアウトを保った印刷にはPDFを使います。PDFは配布用のひな型で、入力済みExcelの出力ではありません。

ダウンロードに会員登録は必要ですか？

はい。個別Excel・PDFを含むすべての取得にPersonalboxs無料会員登録またはログインが必要です。各取得ボタンから登録・ログイン画面へ進めます。

08 / Related

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